Legal notice

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Politique de confidentialité

Version actuelle : 2025.01.29

La présente Politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») énonce les pratiques de Solstice groupe conseil Inc. (ci-après « Solstice ») en matière de collecte, d’utilisation, de communication et de conservation de renseignements personnels. Pour faciliter la lecture de la Politique, nous utilisons fréquemment le « nous » lorsque nous référons à Solstice.

Notre Politique s’applique, peu importe de quelle manière nous recueillons des renseignements personnels, que ce soit par exemple, en personne, par téléphone, par courriel, ou par le biais de notre site Web.

Dans certaines situations, nous pourrions fournir de l’information complémentaire relativement au traitement des renseignements personnels de la personne concernée au moment de recueillir ceux-ci, notamment au moyen d’un formulaire distinct de consentement. 

En acceptant notre Politique ou en nous fournissant des renseignements personnels après avoir eu l’opportunité de consulter celle-ci ou tout autre avis complémentaire, vous acceptez que vos renseignements personnels soient traités conformément à notre Politique et aux formulaires complémentaires, le cas échéant.

1. Comment joindre notre responsable de la protection des renseignements personnels?

Vous pouvez joindre notre responsable de la protection des renseignements personnels :

Par courriel :

crouleau@solsticemanagement.com 

À l’attention du Responsable de la protection des renseignements personnels.

2. Quels sont les renseignements personnels que nous recueillons et à quelles fins les utilisons-nous?

2.1 Nos services :

Dans le cadre des services que nous rendons à nos clients corporatifs, les seuls renseignements personnels que nous obtenons proviennent directement de nos clients et sont utilisés par Solstice strictement pour leur fournir les services demandés. Solstice veille à cet égard à respecter ses obligations légales et contractuelles en matière de protection des renseignements personnels. Il est de la responsabilité de nos clients de veiller à ce que la communication des renseignements personnels qu’ils détiennent soit conforme aux exigences de la loi en matière de protection des renseignements personnels.

2.2 Gestion des candidatures : 

Nous traitons, utilisons, communiquons et conservons les renseignements personnels des candidats afin d’évaluer et d’analyser des candidatures, d’effectuer des vérifications préembauche comme l’analyse de références et d’antécédents. Les renseignements personnels ainsi collectés sont ceux servant à vous identifier, ceux que vous nous communiquez et ceux qui sont nécessaires aux fins énoncées ci-haut.

2.3 Notre site Web :

Nous traitons, utilisons, communiquons et conservons les renseignements personnels des usagers de notre site Web à des fins d’analyse de trafic de notre site. Les renseignements personnels ainsi recueillis sont notamment, mais sans s’y limiter : les données de navigation sur notre site Internet et votre zone géographique.

Également, nous traitons, utilisons, communiquons et conservons les renseignements personnels de nos membres afin notamment, mais sans s’y limiter, de produire des communications ponctuelles à des fins informationnelles ou promotionnelles. Les renseignements personnels ainsi recueillis sont notamment, mais sans s’y limiter : adresse courriel, nom, prénom, localisation géographique, données du compte Meta, données de navigation, adresse IP et type de navigateur.

Nous vous invitons à consulter notre Politique de témoins de connexion jointe aux présentes à titre d’Annexe A, afin d’avoir plus d’information quant au traitement de vos renseignements personnels dans le cadre de l’usage de notre site Web. 

3. Par quels moyens recueillons-nous vos renseignements personnels?

3.1 Nous recueillons vos renseignements personnels directement de vous dans le cadre de : 

3.1.1 Nos services : nous ne recueillons aucun renseignement personnel directement des particuliers dans le cadre de nos services;

3.1.2 La gestion des candidatures : lorsque vous fournissez volontairement vos renseignements personnels par le biais de vos communications avec nous, par courriel, par téléphone ou en personne, lorsque vous soumettez votre candidature pour un emploi chez nous, et lorsque vous remplissez des formulaires préembauche;

3.1.3 Notre site Web : des opérations de communication et de marketing lorsque vous fournissez volontairement vos renseignements personnels par le biais de vos communications avec nous, par courriel, par téléphone ou en personne, lorsqu’un membre adhère à Solstice, lorsque vous utilisez nos services et lorsque vous visitez notre site Web (référez-vous à notre Politique de témoins de connexion en Annexe A des présentes).

3.2 Nous recueillons vos renseignements personnels auprès de tiers dans le cadre de : 

3.2.1 Nos services : nos clients nous communiquent les renseignements personnels qu’ils détiennent sur leur personnel. Nous référons le lecteur à l’article 2.1 à cet égard;

3.2.2 La gestion des ressources humaines : auprès de plateformes numériques telles que, mais sans s’y limiter, LinkedIn, Indeed, JobBoom et JobIllico, auprès d’anciens employeurs et auprès de tiers affiliés mentionnés à l’article 4.2;

3.2.3 L’utilisation de notre site Web : auprès de plate-forme d’analyse d’audience de site Web. 

3.3 Mineur de moins de 14 ans

Nous ne recueillons pas volontairement les renseignements personnels des personnes âgées de moins de 14 ans. Si vous êtes un mineur de moins de 14 ans, vous ne pouvez pas nous fournir de renseignements personnels sans le consentement exprès d'un parent ou du détenteur de l’autorité parentale. Si vous êtes un parent ou un tuteur et que vous savez que vos enfants nous ont fourni des renseignements personnels, veuillez nous contacter. Si nous découvrons que nous avons recueilli des renseignements personnels d’une personne de moins de 14 ans sans avoir obtenu le consentement du titulaire de l’autorité parentale ou du tuteur, nous prendrons les mesures nécessaires pour supprimer ces renseignements de nos systèmes.

4. Qui aura accès à vos renseignements personnels au sein de Solstice et à qui communiquons-nous vos renseignements personnels?

4.1 À l’interne

Au sein de Solstice, notre personnel aura accès, en tout ou en partie, à vos renseignements personnels, et ce, uniquement lorsque nécessaire pour accomplir les fins auxquelles vous avez consenties. 

4.2 Catégories de tiers et prestataires de services

Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à des prestataires de services et à d'autres tiers auxquels nous faisons appel pour soutenir nos opérations. À cet effet, voici principalement les tiers et catégories de prestataires de services à qui vos informations sont susceptibles d’être transmises. Vous pouvez communiquer avec nous pour obtenir plus d’information au sujet de cette communication.

Tiers 

Fournisseurs de produits et services à titre de sous-traitants qui offrent des produits ou services pertinents ou complémentaires aux services que nous offrons à nos clients.

Renseignements personnels du personnel de nos clients.

Permettre de fournir nos services à nos clients.

Fournisseurs de services de soutien à l’embauche et évaluation des candidatures.

Informations fournies dans le cadre du dépôt de votre candidature.

Vérifications dans le cadre d’évaluation de candidatures. 

Fournisseurs de services informatiques dans le cadre de l’opération de notre site Web.

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Catégories de renseignements personnels 

Finalités

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5. Quelles sont les décisions entièrement automatisées qui sont prises à l’aide de vos renseignements personnels? 

Nous ne prenons présentement pas de décision entièrement automatisée à votre égard. Si cela venait à changer, nous vous en informerions et vous pourriez alors présenter des observations à cet effet afin de faire réviser ces décisions.

6. Quelles sont les technologies d’identification, de profilage, ou localisation que nous utilisons?

Nous avons recours à des technologies permettant de vous identifier, de vous localiser ou d’effectuer un profilage à votre endroit aux moyens de l’utilisation de témoins de connexion. Vous pouvez activer ces technologies en acceptant les témoins de connexion identifiés comme servant à l’identification, le profilage ou la localisation sur la banderole de cookies de notre site Web. Pour plus d’informations, nous vous référons à notre politique sur l’utilisation des témoins de connexion à l’Annexe A des présentes. 

7. Pendant combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels?

Nous conserverons vos renseignements personnels tant que les finalités pour lesquelles ils ont été recueillis n’ont pas été accomplies et en conformité avec nos politiques et processus internes à cet effet. Toutefois, il est possible que nous puissions conserver vos renseignements personnels pour une période plus longue lorsque cela est requis pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires en matière de rétention ou conservation de l’information ou de dossiers. 

Pour en savoir plus sur la durée pendant laquelle nous conservons les renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées se trouvent à l’article 1. 

8. Où conservons-nous les renseignements personnels et sont-ils transférés à l’extérieur du Québec?

Certaines informations sont détenues sous format papier au poste de travail de nos employés. Vos renseignements personnels sont également détenus de façon virtuelle sur plusieurs serveurs et plateformes, soit, notamment, sur les serveurs de Solstice et sur des plateformes de fournisseurs de services infonuagiques que nous utilisons ou encore sur les serveurs des tiers avec qui nous faisons affaire (voir article 4.2 ci-haut pour plus d’information à ce sujet). Dans le cadre de l’utilisation de ces plateformes, il se peut que vos renseignements personnels soient transférés et hébergés à l’extérieur du Québec par ces fournisseurs. 

Lorsque nous considérons que la communication de vos renseignements personnels à l'extérieur du Québec est nécessaire pour soutenir nos opérations, nous évaluons si vos renseignements personnels bénéficient d'une protection adéquate en cas de communication. Nous ne communiquerons vos renseignements personnels que si nous estimons qu'ils bénéficient d'une protection adéquate. La communication sera également régie par une entente contractuelle appropriée. 

9. Mesures de protection et risques inhérents

Nous déployons des mesures de sécurité adéquates pour protéger vos renseignements personnels. Plus particulièrement, nous avons mis en place des mesures de protection physiques, techniques, et administratives appropriées afin d’assurer la protection des renseignements personnels. 

Malgré ces mesures, compte tenu des risques inhérents à l’utilisation de systèmes informatiques, nous ne pouvons toutefois pas assurer ou garantir la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels que vous nous transmettez ou que vous nous fournissez. Vous le faites à vos propres risques. 

Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels aux données figurant à l’article 1.

10. Quels sont vos droits à l’égard de vos renseignements personnels?

La loi vous confère différents droits à l’égard de vos renseignements personnels. Plus particulièrement, vous disposez des droits suivants :

10.1 Accès à vos renseignements personnels 

Vous pouvez nous demander si nous détenons des renseignements personnels sur vous et, si oui, vous pouvez demander d’avoir accès à ces renseignements personnels.

10.2 Rectification

Vous pouvez nous demander de rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact que nous détenons à votre sujet.

10.3 Portabilité 

Vous pouvez nous demander que vos renseignements personnels vous soient communiqués ou qu’ils soient transférés à une autre organisation dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

10.4 Retrait du consentement

Vous pouvez retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet.

Vous comprenez toutefois que dans un tel cas, vous risquez de ne plus pouvoir bénéficier de nos produits et services. Si le retrait de votre consentement mène inévitablement à une rupture de contrat, vous comprenez que des conséquences contractuelles pourraient s’appliquer, notamment la fin de votre adhésion, et ce, sans compensation.

11. Comment pouvez-vous exercer vos droits?

Pour exercer l’un ou l’autre de vos droits ci-dessus, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées figurant à l’article 1.

12. Comment formuler une plainte concernant notre traitement de vos renseignements personnels?

Solstice prend très au sérieux les demandes, les plaintes et les commentaires sur la façon dont nous traitons vos renseignements personnels. Nous vous invitons à communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels pour soumettre des plaintes ou des commentaires quant à nos pratiques en matière de protection de vos renseignements personnels.

Votre plainte sera examinée par notre responsable de la protection des renseignements personnels, qui déterminera si le traitement de vos renseignements personnels est conforme à notre programme de protection des renseignements personnels, ainsi qu’à toute loi applicable.

Vous pouvez également déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec en utilisant le formulaire disponible sur le site Web de la Commission. Toutefois, nous vous invitons à communiquer d'abord avec notre responsable de la protection des renseignements personnels.

13. Sites ou services externes

Cette Politique ne s’applique pas aux sites Web, aux pages ou aux applications de tiers auxquels il est possible d’accéder par le biais de nos produits et services, notamment, mais sans s’y limiter, par le biais de nos sites Web et de notre portail finance, et nous ne sommes pas responsables à l’égard de tels services tiers. Si vous suivez de tels liens, ces sites ou services tiers auront probablement leurs propres politiques sur la protection des renseignements personnels que vous devrez examiner avant de soumettre vos renseignements personnels.

14. Comment mettons-nous à jour la présente Politique?

Nous pouvons, à notre seule discrétion, modifier notre Politique de temps à autre. Les modifications seront publiées sur le site Web de Solstice, accompagnées d'un avis de changement. Les modifications envisagées entreront en vigueur à la date prévue dans l’avis de changement pertinent.

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Sommaire de notre politique interne de gouvernance en matière de protection des renseignements personnels 

Solstice s’engage à protéger vos renseignements personnels tout au long de leur cycle de vie, conformément à ses pratiques en matière de protection des renseignements personnels et conformément aux exigences contenues dans les lois applicables.

Pour ce faire, en plus de notre politique de confidentialité, Solstice s’est dotée d’une politique interne de gouvernance relativement aux renseignements personnels laquelle a pour objet d’énoncer les principes encadrant la protection des renseignements personnels dans le cadre de ses opérations. 

Les objectifs de notre politique interne de gouvernance sont :

i. assurer un traitement adéquat, sécuritaire, conforme et transparent de vos renseignements personnels; 

ii. établir les lignes directrices entourant le traitement des renseignements personnels par Solstice tout au long de leur cycle de vie; et 

iii. définir les rôles et responsabilités du responsable de la protection des renseignements personnels et ceux de notre personnel.

1. Rôles et responsabilités

Puisque le respect de vos renseignements personnels est l’affaire de tous au sein de Solstice, notre responsable de la protection des renseignements personnels est soutenu par une équipe sensibilisée à la protection des renseignements personnels de même qu’aux droits des personnes concernées. 

Chaque membre de notre personnel a un rôle à jouer afin que nous puissions agir conformément à notre programme de protection des renseignements personnels. D’ailleurs, chaque membre de notre personnel est appelé à :

i. adresser au responsable de la protection des renseignements personnels toute question ou tout commentaire sur la manière dont nous traitons ou devrions traiter vos renseignements personnels;

ii. participer à des activités de formation et de sensibilisation sur l’importance que nous accordons à la protection des renseignements personnels.

 

2. Principes directeurs en matière de gouvernance

Solstice reconnaît l’importance de la protection, de la confidentialité et de la sécurité des renseignements personnels qu’elle traite dans le cours de ses activités et de l’importance de sensibiliser son personnel et ses partenaires à ce sujet. 

Solstice a préparé des lignes directrices en matière de bonnes pratiques et de pratiques interdites concernant la manière dont nous pouvons traiter vos renseignements personnels, par exemple :

i. Nous déterminons les finalités et les objectifs poursuivis avant de recueillir vos renseignements personnels. Par la suite, vos renseignements personnels ne sont utilisés que conformément à ces finalités et objectifs;

ii. Nous cherchons à recueillir que le strict minimum afin d’atteindre les finalités identifiées;

iii. Nous nous efforçons d’obtenir votre consentement au moment de recueillir vos renseignements personnels, et, lorsqu’il s’agit de renseignements personnels sensibles, nous cherchons à obtenir votre consentement de manière expresse;

iv. Nous affichons notre politique de confidentialité de manière claire et visible lorsque nous recueillons vos renseignements personnels par le biais d’un moyen technologique; 

v. Nous nous assurons que nos produits ou services technologiques dotés de paramètres de confidentialité offrent par défaut le niveau de confidentialité le plus élevé, sans qu’aucune intervention de votre part ne soit requise;

vi. Nous n’utilisons pas de technologies qui permettent l’identification, la localisation ou le profilage sans avoir à divulguer cette pratique et vous avoir informé comment activer de telles fonctionnalités;

vii. Nous procédons à des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée lorsque requis par la loi, et lorsque nous considérons que le traitement de vos renseignements personnels comporte des risques pour votre vie privée;

viii. Dans la mesure du possible, nous limitons l’accès à vos renseignements personnels uniquement aux membres de notre personnel et à nos fournisseurs de services qui ont besoin d’avoir accès à ceux-ci dans le cadre de nos opérations;

ix. Nous ne communiquons pas vos renseignements personnels à des tiers sans avoir votre consentement, sauf lorsque permis par la loi.

3.INCIDENT DE CONFIDENTIALITÉ

Solstice a mis en place un processus afin de répondre et de traiter les incidents de confidentialité. 

En vertu de ce processus, Solstice doit prendre des mesures raisonnables pour réduire le risque de préjudice sérieux et revoir ses pratiques afin de prévenir de nouveaux incidents de confidentialité de même nature. 

Solstice documente tous les incidents de confidentialité dans son registre des incidents de confidentialité et adaptera son programme de protection des renseignements personnels au besoin, suivant un incident de confidentialité. 

 

ANNEXE A

 

Politique sur l’utilisation de fichiers témoins et des outils d’analytique

Cette Politique concernant l’utilisation des fichiers témoins et des outils d’analytique (« Politique de fichiers témoins ») décrit comment Solstice utilise des fichiers témoins, des balises Web ainsi que d’autres technologies d’identification, de profilage et de localisation (« fichiers témoins ») sur son site Internet.

Notre Politique de témoins complète notre Politique de confidentialité et doit donc être lue de concert avec celle-ci.

1. Que devez-vous savoir sur les fichiers témoins et les balises Web?​

1.1 Qu’est-ce qu’un fichier témoin et que sont les balises Web?

Les fichiers témoins sont de petits fichiers texte qui sont téléchargés sur votre appareil lorsque vous visitez un site Internet, utilisez une application mobile ou téléchargez un courriel. Les fichiers témoins permettent à un site Internet de reconnaître un appareil et de stocker des informations (par exemple sur vos préférences, votre utilisation du site Internet) et de lire ces informations chaque fois que vous accédez au site Internet.

Il existe deux types de fichiers témoins : (i) primaire ; et (ii) de tiers. Essentiellement, les deux types sont techniquement identiques et exécutent les mêmes fonctions; la principale différence réside dans la manière dont ils sont créés et comment ils sont ensuite utilisés.

Fichiers témoins primaires. Les fichiers témoins primaires sont créés par le site Internet que vous visitez. Un site Internet ne peut accéder qu’aux fichiers témoins qu’il a lui-même placés sur votre appareil, de sorte que, par exemple, les fichiers témoins placés lors de votre visite sur un moteur de recherche ne sont pas accessibles par nos sites Internet.

Fichiers témoins de tiers. Les fichiers témoins de tiers sont créés par un autre site que celui que vous visitez et sont principalement utilisés à des fins de profilage et de publicités comportementales. Ils permettent également aux propriétaires de sites Internet de fournir certains services. Ce type de fichiers témoins peut être placé par ce que l’on appelle une balise Web (plus d’informations à ce sujet ci-dessous). Puisqu’un site Internet ne peut accéder qu’aux fichiers témoins qu’il a lui-même placés, nous ne pouvons pas accéder aux fichiers témoins de tiers placés sur l’un ou l’autre de nos sites Internet.

Une balise Web, souvent appelée ‘pixel invisible’, est une image transparente, habituellement de 1 pixel x 1 pixel, qui est placée sur un site Web ou dans un courriel pour évaluer la manière dont un utilisateur interagit avec un contenu spécifique. Les balises Web fonctionnent en envoyant des informations avec la demande au serveur Web du tiers lors de la demande d’affichage de la balise Web.

1.2 Que pouvez-vous faire pour contrôler les fichiers témoins placés sur votre ordinateur?

La plupart des navigateurs vous permettent de configurer comment les fichiers témoins sont acceptés par votre navigateur. Gardez à l’esprit que la modification de vos paramètres de fichiers témoins peut empêcher certains sites Internet de fonctionner correctement. Veuillez consulter la documentation de votre navigateur pour savoir comment configurer les paramètres concernant les fichiers témoins.

Vous pouvez également utiliser le mode privé ou incognito de votre navigateur qui supprimera automatiquement tous les fichiers témoins placés lors de votre utilisation du mode privé, lorsque tous les onglets du mode privé seront fermés. Consultez la rubrique d’aide de votre navigateur pour en savoir plus sur le fonctionnement du mode privé.

Certains navigateurs récents ont une fonctionnalité intégrée pour bloquer ou contrôler le contenu permettant le profilage. Nous vous invitons à consulter la section d’aide de votre navigateur pour voir si une telle fonctionnalité est offerte. Certains navigateurs peuvent avoir des extensions créées par des tiers qui peuvent être utilisées pour gérer et supprimer les fichiers témoins. Si vous décidez d’utiliser des extensions, nous vous invitons à prêter une attention particulière aux extensions que vous installez et aux autorisations dont celles-ci ont besoin.

Vous pouvez également désactiver notre utilisation de fichiers témoins et de technologies similaires qui nous permettent de faire du profilage et afficher de la publicité sur les sites de tiers.

2. Comment utilisons-nous les fichiers témoins sur notre site Internet?

2.1 Pourquoi utilisons-nous des fichiers témoins sur notre site Internet?

Solstice utilise des outils d’analytique afin d’améliorer votre expérience utilisateur et d’analyser et mesurer le trafic sur notre site Internet.  

 

3. Outils d’analytique pour mesurer l’interaction avec notre site Internet 

3.1 Ce que vous devez savoir sur l’analytique

Les outils d’analytique sont utilisés afin de recueillir, analyser et mesurer le trafic Web et les visites des utilisateurs sur notre site Internet à des fins de compréhension et d’optimisation de l’utilisation de celui-ci. Les outils d’analytique fonctionnent grâce à la collecte d’informations à propos des interactions d’une personne qui visite avec une ou plusieurs pages Web. Ces informations incluent, par exemple, le nombre moyen de pages visitées par un utilisateur. 

3.2 Que pouvez-vous faire pour empêcher un site Internet de recueillir des informations analytiques?

 

Vous pouvez prendre différentes mesures pour empêcher un site Internet de recueillir des détails concernant votre navigation. Vous pouvez : 

• Contrôler les fichiers témoins acceptés par votre navigateur (voir section 1.2);

• Installer des extensions sur votre navigateur afin de désactiver l’utilisation d’outils d’analytique.